《河南大学合同管理办法》(2018版)


 

河南大学文件

校发〔2018〕433号

                                               

河  南  大  学

关于印发《河南大学合同管理办法》的

通  知

全校各单位:

   《河南大学合同管理办法》已经学校研究通过,现予印发,请认真贯彻执行。

一八年十二月五

河南大学合同管理办法

第一章  总  则

第一条  为进一步规范学校合同管理,防范合同风险,提高工作效率,维护学校合法权益,促进学校各项事业健康发展,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称合同是指以河南大学的名义,与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。

第三条  本办法所称合同管理,是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度,对合同起草、审查、订立、履行、信息管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。

第四条  学校签订合同,必须遵守国家法律、法规、规章或其他规范性法律文件,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,符合学校的相关规定,维护学校的正当权益,任何部门和个人不得利用学校合同损害学校利益。

第五条  学校合同实行统一领导监督、分级分类管理、规范审签、各负其责的领导体制和工作机制。

第二章  合同的分级分类管理与职责划分

第六条 合同按照性质、重要程度和标的金额大小,分为一般合同和重大合同。

一般合同是指法律关系简单、标的金额相对较小的合同。

重大合同是指具有下列情形之一的合同:

(一)标的金额在200万元以上的货物与服务类采购、修缮装饰合同和标的金额在400万元以上的基本建设工程类合同;

(二)合作办学合同;

(三)以学校资产联合经营的合同;

(四)涉及学校无形资产的合同;

(五)对外抵押担保、债权债务的清偿合同;

(六)融资(贷款)合同;

(七)涉外合同,即与国(境)外的自然人、法人或其他组织签订的合同;

(八)法律关系复杂的疑难合同或具有重大社会影响的合同;

(九)可能对学校声誉和发展产生重大影响的合同;

(十)学校认为应该按重大合同管理的其他合同。

第七条  学校校长办公室负责统一协调学校合同法律事务,主要职责包括:

(一)协调法律顾问参与学校重大合同的起草、洽谈、修订等工作;

(二)协调法律顾问对重大合同、非格式化合同文本进行法律审查,并出具法律意见;

(三)协调法律顾问为校内各单位办理合同事务提供法律咨询服务;

(四)协调法律顾问代表学校处理因合同纠纷而产生的调解、仲裁及诉讼活动;

(五)监督有关合同的履行。

第八条  学校招标工作办公室(以下简称“招标办”)负责学校合同的统一指导和管理,主要职责包括:

(一)拟订学校合同管理的规章制度;

(二)查验与签订合同相关的招标(采购)、投标(响应)、中标(成交)等资料,审查合同文本格式是否规范、合同的必要条款是否具备、内容是否合法合规;

(三)组织论证、审定并推行合同示范文本,规范格式化合同;

(四)组织相关部门对重大合同和非格式化文本合同进行会签;

(五)严格管理“河南大学合同专用章”,根据校长或校长授权委托的合同签订人的明确意见用印,做好合同签订人印鉴备案、合同用印记录;

(六)开展合同管理咨询服务,监督合同的履行和考核合同管理;

(七)及时、准确地将政府采购项目合同、中标(成交)通知书、评标(成交)报告、中标(成交)供应商报价资料等上传河南省政府采购网公示和备案,生成支付申请;

(八)协助归口管理部门和承办单位及时处理合同违约情况,参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动;

(九)加强合同正本以及相关材料的保管和备案,保守合同秘密。

第九条 学校各职能部门按照其职责范围,分类归口审核和管理相关合同。各业务归口管理部门的主要负责人为合同管理责任人,并指定专人作为合同管理人员。归口管理部门的主要职责包括:

(一)审核合同事项的真实性、可行性;

(二)审核合同相对方的主体资格和资信状况;

(三)审核合同内容的合法合规性和全面性;

(四)负责校长授权范围内合同的签署;

(五)监督合同的履行,参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动

(六)负责管理范围内合同资料的归档和保管工作。

第十条  各项目单位为相应合同的承办单位。合同承办单位的主要负责人为合同责任人,并指定专人作为合同承办人。项目单位的主要职责包括:

(一)分析论证合同事项的真实性、合法性、可行性;

(二)调查合同相对方的主体资格和资信状况、履约能力以及签约代表的合法身份;

(三)负责与合同相对方进行谈判、协商,起草合同文本,必要时邀请学校相关人员和法律顾问参与;

(四)按照合同审签程序,将合同文本及资料提交相关部门和法律顾问审查;

(五)根据校长的授权范围,分别联系合同签订人签署合同并及时报招标办进行合同备案;

(六)履行合同义务,监控合同相对方的履行情况;

(七)协商处理合同纠纷,参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动;

(八)负责本单位合同资料的收集、整理、保管和报备工作。

第十一条  学校授权龙子湖校区建设与管理委员会,负责龙子湖校区的合同管理工作。但属于政府采购项目的合同,应报招标办统一用印并在“河南省政府采购网” 公示、在河南省电子化政府采购系统备案。

第三章  合同的起草

第十二条  学校对外发生经济行为,除即时结清和5万元以下的货物与服务采购项目可不签订书面合同外,金额达到1万元及以上的基建修缮项目、5万元及以上的货物与服务采购项目,应签订书面合同,明确双方权利义务。通过传真、信函、电子文件等就合同条款达成协议的,应当签订确认书,确认合同的成立。

第十三条  学校合同文本分为格式化文本和非格式化文本两种。格式化合同文本包括国家或行业标准合同文本、学校制定的示范合同文本;非格式化合同文本是指由承办单位拟订的合同文本和合同相对方提供的合同文本。招标办应结合学校实际,组织制定相应类型的示范合同文本,并经法律顾问审核和相关部门审签确认。

第十四条  通常情况下,承办单位应采用格式化合同文本。对于需要自拟非格式化合同文本的,由承办单位结合项目情况,按招标(采购)文件要求、投标(响应)文件承诺、合同基本条款和学校规定起草合同文本。同文本文字表述应准确、严谨、简练,合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款进行解释,涉及数字、日期时应注明是否包含本数,涉及金额的数字应同时注明大写。

第十五条  合同起草前,合同承办单位应从维护学校利益出发,对合同项目的可行性进行论证,对合同条款进行把关就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。对合同所涉及的重要文件、权属证书以及资质证明进行查验、复印留存。

第十六条  合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。合同的主要内容应包括:当事人姓名(名称)和住所,合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式,双方的权利义务,合同相对方各种承诺及优惠条件,审计约定及费用支付办法,基本账户、社会信用代码及相关信息,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法等。

第十七条  对于一些特殊项目的合同,若合同相对方坚持使用其提供的合同文本,承办单位应当根据双方或多方洽谈情况认真核对合同内容,完善相关条款,向合同相对方提出必要的修改意见,共同协商确定文本。

第十八条  对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同,合同承办单位应及时向校长办公室、归口管理部门和招标办汇报,协调法律顾问和技术、财务等专业人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。

第十九条  在合同款项支付上,原则上学校不向合同相对方支付定金或预付款。特殊情况需要约定支付的,需经项目归口管理部门的分管校领导批准,严格按照国家有关规定执行。

第二十条 涉外合同须提供中、外文文本,合同承办单位应当保证外文文本与中文文本的合同内容一致、表述准确,且中文文本具有不低于其它语言文本的效力。项目归口管理部门应做好合同文本审核。

第四章  合同的审查

第二十一条  合同承办单位在起草合同文本和进行初步审查之后,采用格式化合同文本的一般合同填写《河南大学合同审批表(A)》、重大合同和非格式化文本合同填写《河南大学合同审批表(B)》,将相关资料提交相关部门进行审查。主要包括:

(一)合同文本初审稿;

(二)有关会议纪要、公文、批示等;

(三)招标或采购项目的招标(采购)文件、投标(响应)文件、中标(成交)通知书等相关材料;

(四)其它需要提交的材料。

第二十二条 采用格式化合同文本的一般合同,承办单位直接提交归口管理部门、财务处、招标办审查后签署用印。承办单位应对下载格式化合同文本内容的全面性、准确性负责。

第二十三条 对重大合同和非格式化合同,合同承办单位应将合同文本送交业务归口管理部门、校长办公室、财务处、审计处和招标办进行审查。

(一)业务归口管理部门主要审查合同主体是否合适,合同事项是否合法合规、真实可行;合同内容是否与招标(采购)文件要求和投标(响应)文件承诺一致;合同的文字表述是否准确等。

(二)校长办公室协调法律顾问主要审查合同内容和条款是否合法合规,合同内容是否准确全面,合同约定是否公平合理,是否存在法律风险等。

(三)财务处主要审查经济类合同条款是否符合国家有关财经政策和学校财务管理规定,合同签订时是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等。

(四)审计处主要审查合同签订是否符合规范程序,合同的必要条款是否具备,合同约定的内容是否合法合规等。

(五)招标办主要审查合同文本格式是否规范,合同的内容是否涵盖全面、合法合规,合同的基本条款是否完整齐备,审签的程序和合同签订人是否符合学校相关规定。

第二十四条  合同文本经审查需要修改的,承办单位应根据有关审查部门的修改建议,及时对合同进行修改,并送相关部门复查通过。合同文本通过审查但在签订前有异动的,应重新审查。

第二十五条 合同审查采用集中会审和分散审查相结合的方式,合同审查部门应在收到送审材料后5个工作日内完成全部审查,作出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论,出具业务、法律、财务、审计审查意见。遇重大事项或其他特殊情况,可适当延长审查期限。

第二十六条  对于按规定须经招标(采购)程序才能订立合同的项目,应将事先审查后的合同文本或主要条款附在招标(采购)文件中。

第二十七条  按相关规定在签署前应提交学校领导集体研究审定的合同,承办单位和归口管理部门应将合同文本提交校长办公会或党委常委会研究审定。

第五章  合同的订立

第二十八条  订立合同前,合同承办单位应充分了解合同相对方的主体资格、资信状况、生产能力等有关内容,确保其具备履约能力,并认真核实合同相对方订立人的身份和代理权限。对按要求需要合同相对方交纳履约保证金的项目,在督促落实后,进入合同签订程序。

第二十九条  合同通过审查的,由合同承办单位凭《河南大学合同审批表》呈送校长或由其授权的代表签署。

第三十条  重大合同由校长或校长授权分管校领导签署。除个人科研项目经费申请合同(含科研任务书)、图书出版或论文发表类合同可由项目负责人签署外,其它一般合同由校长授权归口管理部门负责人签署。

第三十一条  合同文本用印“河南大学合同专用章”后,由承办单位转合同相对方签字盖章。各承办单位应督促合同相对方及时签订合同。对于政府采购项目,须于中标(成交)通知书发出之日起15日内,与中标(成交)人完成书面合同签订工作,并报招标办在合同签订之日起2个工作日内在“河南省政府采购网”公告、7个工作日内在河南省电子化政府采购系统备案,否则不能进行资金支付。

第三十二条  未经授权,任何人不得以河南大学名义或学校所属非法人单位名义对外签订合同,被授权人也不得超越授权范围签署合同或将被授予的职权转授第三人。

第六章  合同的履行

第三十三条 合同签订后,即具有法律效力。合同承办单位应当遵循诚实信用的原则,严格按照合同约定履行义务,及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况,敦促合同相对方积极履行合同。归口管理部门应加强对合同执行情况的过程监督,确保合同全面有效履行。

第三十四条  合同履行过程中,若对方未按合同约定执行,承办单位应及时以书面函件形式通知对方,并保存通知证据,必要时听取学校法律顾问的意见或建议。如发现对方没有履约能力或有欺诈行为,承办单位应立即向项目归口管理部门分管校领导汇报,同时通知财务处中止付款。

第三十五条  合同履行过程中,确需签订补充协议的,须在项目单位落实追加经费、报学校归口管理部门和招标办履行审批手续后办理。若变更或解除合同,须书面说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。签订补充协议、变更或解除合同视同新的合同,须按规定履行相应的合同审批程序。

第三十六条  财务处应根据合同条款及相关部门提供的资产验收、入账等凭据,办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财务处不予付款。

第三十七条 合同履行过程中如发生纠纷,合同承办单位应及时妥善处理。处理时应先协商解决,经协商双方达成一致的,应当订立书面协议;不能协商解决或经协商不能达成一致的,应当在法定的诉讼时效期间内向人民法院提起诉讼,或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。

第三十八条  对需仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,承办单位和归口管理部门应积极收集证据,分析和查明原因并书面报请项目归口管理部门分管校领导同意,由分管校领导召集承办单位、归口管理部门、法律顾问和相关单位组成处理小组,研究确定解决方案,参与纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

第七章  合同的信息管理

第三十九条  合同文本经双方签订后,承办单位应及时将合同原件分别提交归口管理部门和招标办备案存档。任何单位和个人不得将所签署的合同私自隐匿、截留或拒不归档。

第四十条  对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料,包括但不限于合同文本、补充协议、会议纪要、书面签证、往来函件、电话记录、传真邮件、对方资质材料、校内审查文件、合同履行记录、索赔报告、交货凭证、验收文件等与合同有关的材料均为合同档案的组成部分,承办单位应及时收集、整理、归档保存上述资料,不得遗弃、丢失和损毁。

第四十一条 招标办应做好合同登记和档案管理工作,建立合同文本统一分类和连续编号制度,及时编制《河南大学合同登记汇总表》,记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除等事项。

第四十二条  招标办应依据档案管理规定定期整理合同档案。合同档案包括合同原件、订立和履行过程中相关纸质材料和电子文档。五年以内的合同档案在招标办保管,五年以上的档案送学校档案馆归档。

对人才引进、合作办学等需要用印河南大学公章的协议,校长办公室应在用印时存留两份原件,转交给招标办统一存档保管。

第四十三条 学校相关单位和个人应当做好合同信息安全保密工作。未经批准,任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。

第四十四条 合同承办单位、归口管理部门和招标办应当于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行汇总并分析评估,对分析评估中发现的问题与不足,应当及时加以改进。

第八章  责任追究

第四十五条 有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任者或负有领导责任的负责人进行批评教育;给学校造成经济损失的,由当事人承担相应的赔偿责任,并根据有关规定追究责任单位及责任人员的责任。

(一)合同承办单位、归口管理部门未调查对方资信情况、未审查对方主体资格,以致被骗的;

(二)违反合同审查程序或未经校长授权擅自对外签订合同的;

(三)应签订书面合同未签订或逾越委托权限签订合同的;

(四)学校所属不具有法人资格的单位擅自以二级单位公章对外签订合同的;

(五)合同会审部门、合同管理部门、合同承办单位和有关人员没有按本办法规定履行职责的;

(六)丢失或者擅自销毁、隐匿合同和合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

(七)违反保密义务,泄露合同秘密的;

(八)在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的。

第九章  附  则

第四十六条  学校下属独立法人实体可参照本办法管理合同事务。

第四十七条  本办法自发布之日起施行,由学校招标工作办公室负责解释。原《河南大学合同管理办法》(校发〔2014〕281号)同时废止。


附件1

河南大学合同审批表(A)

合同

名称

合同

编号

合同主体

甲方

资金落实情况

乙方

丙方

合同

总价

承办人及联系方式

项目承办

单位意见

签字:      (盖章)

年   月   日

归口管理

部门意见

签字:      (盖章)

年   月   日

财务处

意  见

签字:         (盖章)

年   月   日

招标办

意  见

签字:       (盖章)                                

             年    月  日

 

                            说   明

1.本表适用于采用格式化合同文本的一般合同。

2.格式化合同文本是指国家或行业标准合同文本、学校制定的示范合同文本

3.格式化合同文本已经学校相关部门和法律顾问论证、审定,可从学校国资办、招标办网站上直接下载。项目承办单位对下载格式化合同文本内容的全面性、准确性负责。

4.相关部门意见应明确、具体,不要使用模糊性语言或只签名字。

5.合同通过审查的,除个人科研项目经费申请合同(含科研任务书)、图书出版或论文发表类合同可由项目负责人签署外,其它一般合同由校长授权归口管理部门负责人签署。

6.合同承办单位应在规定时间内完成合同签订并将合同原件及时提交归口管理部门和招标办备案存档








附件2

河南大学合同审批表(B)

合同

名称

合同

编号

合同主体

甲方

资金落实情况

乙方

丙方

合同

总价

承办人及联系方式

项目承办

单位意见

签字:      (盖章)

年   月   日

归口管理

部门意见

签字:      (盖章)

年   月   日

法律顾问

意   见

(具体修改意见可另附纸)

签字:         (盖章)

年   月   日

财务处

意 见

签字:         (盖章)

年   月     日

审计处

 

签字:         (盖章)

年   月     日

招标办

意  见

签字:       (盖章)                                

             年    月  日

 

                             说   明

1.本表适用于非格式化文本合同和重大合同。

2.非格式化合同文本是指由项目承办单位拟的合同文本和合同相对方提供的合同文本;重大合同的范围详见《河南大学合同管理办法》第六条的规定。

3.相关部门意见应明确、具体,不要使用模糊性语言或只签名字。

4. 合同通过审查的,由合同承办单位凭本审批表呈送有关领导签署。重大合同由校长或校长授权分管校领导签署。除个人科研项目经费申请合同(含科研任务书)、图书出版或论文发表类合同可由项目负责人签署外,其它一般合同由归口管理部门负责人签署。

5.合同承办单位应在规定时间内完成合同签订并将合同原件及时提交归口管理部门和招标办备案存档







河南大学校长办公室                      2018年12月5日印发  

                                                                     

附  件:

作者:杨浩 时间:2019-01-02 点击数:

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